De voorzitter opent de zitting op 22/06/2022 om 21:45.
Overeenkomstig artikel 74 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, dienen de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering goedgekeurd te worden.
De goed te keuren notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 mei 2022 vindt u als bijlage bij dit agendapunt.
Het zittingsverslag van deze vergadering kunt u via volgende link beluisteren: https://youtu.be/xufBydLrVf8
Enig artikel:
Het PV van de notulen en het zittingsverslag van de vergadering van 25 mei 2022 worden goedgekeurd.
In kader van een moderne overheidsorganisatie met een duurzaam HR beleid is het belangrijk enkele wijzigingen aan te brengen in het arbeidsreglement. Het arbeidsreglement van gemeente en OCMW worden in elkaar geïntegreerd. Ingangsdatum van het nieuwe arbeidsreglement is 1 oktober 2022.
In kader van een moderne overheidsorganisatie met een duurzaam HR beleid is het belangrijk enkele wijzigingen aan te brengen in het arbeidsreglement. Het arbeidsreglement van gemeente en OCMW worden in elkaar geïntegreerd. Ingangsdatum van het nieuwe arbeidsreglement is 1 oktober 2022.
Volgende regelgeving en bevoegdheidsgrond is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond:
De laatste aanpassing van de arbeidsreglementen voor gemeente en OCMW dateert van 27 juni 2017. Ondertussen is de integratie van het OCMW en de gemeente een feit. Ook op vlak van personeelsaangelegenheden is de samenwerking steeds nauwer geworden. Vanuit deze samenwerking kwam het voorstel om het arbeidsreglement voor gemeente- en OCMW-personeel in één document te integreren.
In het arbeidsreglement worden de diverse documenten gegroepeerd die voor de personeelsleden belangrijk zijn en snel moeten kunnen geconsulteerd worden, nl. het reglement tijdsregistratie, het ICT-reglement, de beleidsverklaring inzake alcohol, medicatie- en drugsbeleid, reglement gsm, laptop en tablet, reglement betreffende het gebruik van dienstvoertuigen, gedragscode sociale media, procedure inzake re-integratie bij arbeidsongeschikte personeelsleden, regeling inzake GDPR, hitte- en kouderegeling, telewerk en de deontologische code. Wensen medewerkers bijkomende verduidelijking rond deze documenten, dan kunnen zij terecht op het intranet.
De aandacht voor het evenwicht tussen werken en het privéleven staat centraal, nl.
- Glijdende uurroosters voor quasi het voltallige personeel en de afschaffing van stamtijden voor de grootste groep van medewerkers. Voor hen wordt de aanwezigheid op de werkvloer bepaald in functie van de servicetijd (rechtstreeks verband met de openingsuren/mogelijkheid voor het maken van afspraken), en dit in onderling overleg tussen het diensthoofd en de medewerkers;
- Occasioneel telewerk wordt opgenomen in het arbeidsreglement waarbij telewerk mogelijk is voor het verrichten van taken waarop men zich optimaal moet kunnen concentreren, voor het afwerken van dossiers of om persoonlijke redenen/overmacht;
- Jaarlijkse vakantie kan opgenomen worden in uren;
- Iedereen heeft recht op 14 feestdagen.
Zowel werkgever als werknemer hebben een aantal taken inzake veiligheid en welzijn op het werk, nl.
- De verplichting om te zorgen voor de eigen veiligheid en deze van de collega’s, de verplichting om gebruik te maken van PBM’s en werkkledij, de toelating om met gevaarlijke machines te werken als men hiervoor gemachtigd is, het respecteren van de brandveiligheid (werken met vonken: vuurvergunning), het register voor ongevallen, incidenten en het verstrekken van eerste hulp;
- De bescherming tegen psychosociale risico’s op het werk;
- De verschillende vormen van werkhervatting met al dan niet een verplicht medisch onderzoek (deeltijdse werkhervatting, vervroegde werkhervatting, re-integratieprocedure, al dan niet verplicht onderzoek door de arbeidsgeneesheer bij het hervatten na een ziekteperiode, …);
- Aangepast werken bij extreme temperaturen (hitte en koude);
- Beleidsverklaring inzake alcohol, drugs en medicatie.
De nadruk wordt gelegd op de verantwoordelijkheid voor zowel de leidinggevenden als de medewerkers waarbij het verzekeren van de dienstverlening een belangrijk item is nu de stamtijden afgeschaft zijn voor de medewerkers van het gemeentehuis en het sociaal huis.
Er worden eveneens concrete afspraken gemaakt rond het omgaan met ICT-middelen, het gebruik van GSM, laptop en tablet, dienstvoertuigen, …
De deontologische code, reeds eerder goedgekeurd door de raad van 23 juni 2021, en het gebruik van sociale media worden geïntegreerd in het arbeidsreglement.
Het ontwerp van arbeidsreglement werd besproken in het managementteam
Het ontwerp van arbeidsreglement en bijlagen werd besproken op het overlegcomité van 3 mei 2022. Er wordt gunstig advies verleend door de vakorganisaties (zie bijlage).
Het arbeidsreglement wordt in september toegelicht aan het personeel en wordt van kracht vanaf 1 oktober 2022.
Geen.
Artikel 1: Het arbeidsreglement en de bijlagen worden voor het gemeente- en OCMW-personeel vastgesteld zoals in bijlage geviseerd. Dit nieuwe arbeidsreglement treedt in werking op 1 oktober 2022.
Artikel 2: Het arbeidsreglement voor het personeel zoals goedgekeurd in zitting van 27 juni 2017 wordt met ingang van 1 oktober 2022 opgeheven. Alle andere besluiten waarbij één van de toegevoegde bijlagen werden goedgekeurd, worden opgeheven met ingang van 1 oktober 2022.
Artikel 3: Een afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de Inspectie van de sociale wetten.
Artikel 4: Het lokaal bestuur brengt overeenkomstig artikel 330 van het decreet lokaal bestuur de toezichthoudende overheid zo snel mogelijk op de hoogte.
De jaarrekening 2021 is opgemaakt volgens de aangepaste regels van de beleids- & beheerscyclus (BBC 2020) en bestaat uit de beleidsevaluatie, de financiële nota en de toelichting. Het komt de raad voor maatschappelijk welzijn toe om haar deel van de jaarrekening 2021 vast te stellen.
Gelet op de artikelen 260 tot en met 262 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen (BVR BBC);
Gelet op het Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen (MB BBC);
Overwegende de door de financieel directeur voorgelegde jaarrekening 2021 met volgende saldi:
| Budgettair resultaat boekjaar | -3 841 608 EUR |
| Gecumuleerd budgettair resultaat boekjaar | -1 718 845 EUR |
| Beschikbaar budgettair resultaat | -2 020 208 EUR |
| Balanstotaal | 50 485 961 EUR |
| Overschot/Tekort van het boekjaar | -83 453 EUR |
Artikel 1:
De jaarrekening 2021 (deel OCMW), bestaande uit de beleidsnota, de financiële nota en de toelichting wordt vastgesteld.
Artikel 2:
Voorliggend besluit alsook de inhoud ervan, wordt conform artikel 286, §1, 3° van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bekendgemaakt op de website van de gemeente. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking ervan, conform artikel 330 van het Decreet lokaal bestuur.
Het informatieveiligheidsbeleid, dat binnen een bestuur de instandhouding en de goede werking van de activiteiten beoogt, primair gericht op het voorkomen van schade, met het oog op de realisatie van de doelstellingen zoals vooropgesteld in haar missie, wordt ter goedkeuring voorgelegd. De raad keurt dit goed.
Volgende regelgeving en bevoegdheidsgrond is van toepassing:
Bevoegdheidsgrond:
Het voeren van een beleid rond informatieveiligheid is een verplichting voor lokale besturen.
Jaarlijks wordt er gerapporteerd aan de raad over het informatieveiligheidsbeleid van gemeente en OCMW Lennik aan de raad.
We willen dat de raad kennis neemt van het jaarverslag van 2021 waarbij een overzicht gegeven wordt van de uitgevoerde acties in 2021.
Een informatieveiligheidsbeleid wordt opgemaakt op basis van een SWOT-analyse en hierin worden verbeterpunten geformuleerd. Het bepaalt de basismaatregelen inzake informatieveiligheid. Via dit beleid wordt er gestreefd naar een gezond evenwicht tussen een aantal preventieve maatregelen om incidenten te voorkomen en correctieve maatregelen om de negatieve gevolgen van incidenten te beperken.
Het informatieveiligheidsbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig.
Het informatieveiligheidsbeleid wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.
Het informatieveiligheidsplan 2022, dat ter kennisname wordt voorgelegd aan de raad, geeft een overzicht van de acties die in de loop van 2022 opgestart en/of afgewerkt zullen worden.
Artikel 1:
Het informatieveiligheidsbeleid, dat als bijlage wordt toegevoegd en integraal deel uitmaakt van deze beslissing, wordt goedgekeurd.
Artikel 2:
Het jaarverslag 2021 en het informatieveiligheidsplan 2022 wordt ter kennis genomen.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarlijkse rapportage in verband met de opvolging van de actiepunten organisatiebeheersing 2021.
Jaarlijks rapporteert de algemeen directeur aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn over de evaluatie van het kader organisatiebeheersing van het afgelopen jaar.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikelen 217 – 220 met betrekking tot organisatiebeheersing.
Art. 219 van het decreet lokaal bestuur, dat stelt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.
De gemeente en OCMW-beslissing van 23 juni 2021 waarbij het kader organisatiebeheersing goedgekeurd werd.
Art. 217 van decreet lokaal bestuur bepaalt dat de organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en
beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch
inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
De rapportage aan de raden geschiedt aan de hand van een Gantt-chart die het toelaat om de planning en de voortgang van de genomen beheersmaatregelen en acties op te volgen;
De planning en de voortgang van de beheersmaatregelen en acties werden op regelmatige basis besproken op het managementteam.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarlijkse rapportage in verband met de opvolging van de actiepunten organisatiebeheersing 2021.
De voorzitter sluit de zitting op 22/06/2022 om 22:18.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Anaïs Nies
algemeen directeur
Irina De Knop
wnd. voorzitter - burgemeester