Gepubliceerd op 01/07/2021

GR Vrije tijd - Reglement betreffende het gebruik ..

Besluit Gemeenteraad

wo 23/06/2021 - 21:00

Vrije tijd - Reglement betreffende het gebruik en retributie op het huren van zalen en materiaal - 23-06-2021 - Goedkeuring

Aanwezig: Koenraad Ameys, Irina De Knop, Johan Limbourg, Heidi Elpers, Hendrik Schoukens, Yves De Muylder, Geert De Cuyper, Erik O, Kristien Van Vaerenbergh, Christel O, Lien De Slagmeulder, Filip Rooselaers, Karen De Waele, Karel Van Belle, Viviane Tielemans, Jo Massaer, Isabelle Duerinckx, Chris De Moyter, An Lovato, Peter Berckmans, Piet Vanthemsche, Anaïs Nies

Aanleiding

Het betreft het retributiereglement op de huur en gebruik van zalen, sportterreinen en materialen dat moet worden aangepast.

De feestzaal JB en aparte judozaal zullen vanaf september 2021 verhuurd kunnen worden, de tarieven moeten worden herbekeken en aangepast.

Voor de rest wordt het reglement, waar nodig verder geactualiseerd.

Regelgeving

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

Gelet op het door de gemeenteraad van 22 januari 2020 goedgekeurde retributiereglement op de huur en gebruik van zalen, sportterreinen en materialen;

Feiten, context en argumentatie

Overwegende dat de werken aan de feestzaal Jo Baetens goed vorderen en het de bedoeling is dat deze terug kan worden gereserveerd vanaf september 2021;

Overwegende de grondige renovatie van de feestzaal en keuken is het wenselijk om ook de tarieven uit het retributiereglement te herbekijken en aan te passen;

Publieke stemming

Voorstanders: Koenraad Ameys, Irina De Knop, Johan Limbourg, Heidi Elpers, Hendrik Schoukens, Yves De Muylder, Karen De Waele, Jo Massaer, Isabelle Duerinckx, Chris De Moyter, An Lovato, Piet Vanthemsche

Tegenstanders: Geert De Cuyper, Erik O, Kristien Van Vaerenbergh, Christel O, Lien De Slagmeulder, Karel Van Belle, Viviane Tielemans, Peter Berckmans

Onthouders: Filip Rooselaers

Resultaat: Met 12 stemmen voor, 8 stemmen tegen, 1 onthouding

Besluit

Artikel 1:

Met ingang vanaf 1 september 2021 onderstaand reglement goed te keuren. Dit reglement vervangt het retributiereglement betreffende het gebruik van en retributie op het huren van zalen en materialen, goedgekeurd op de gemeenteraad van 22 januari 2020.

Artikel 2:

Overeenkomstig artikel 41 van het decreet lokaal bestuur, is het college van burgemeester en schepenen belast met de praktische uitvoering van dit reglement, inclusief de vaststelling of wijziging van de tarieven en de bepaling van de wijze van inning.

Reglement

Artikel 1: Infrastructuur + materiaal

De volgende gemeentelijke infrastructuur wordt ter beschikking gesteld voor verhuur:

beachterreinen aan sporthal Jo Baetens
feestzaal Sint-Martens-Lennik
feestzaal Jo Baetens
judozaal Jo Baetens
sporthal Jo Baetens
tramstatie Eizeringen

Gemeentelijk materiaal dat kan ontleend worden:

afvalcontainer
nadar
podiumelement
statafel
stoel
tafel (een tafelblad + 2 schragen) voor 6 personen
bierbank voor 3 personen
tent: (wordt ontsluitend ontleend aan Lennikse verenigingen, scholen en voor de organisatie van buurt- en straatfeesten)
zittribune: 10 modules (24 personen per module).

Artikel 2: Aanvragen – Annulatie

2.1. Occasionele verhuur

Wat?

Occasionele verhuur omvat alle verhuur van zalen en/of materiaal door verenigingen of personen voor éénmalig gebruik of een éénmalige activiteit.

Hoe?

1. Een aanvraag wordt online ingediend:https://www.lennik.be/zaalverhuur + hoe reserveren/beschikbaarheid raadplegen. Om te reserveren, heb je een gebruikersaccount nodig. Je kan deze zelf aanmaken door eerst te klikken op nieuwe reservering en vervolgens ‘creëer een account’. Na goedkeuring, kan je online een reservatie doen.

2. De beschikbaarheid van zalen en materiaal is steeds raadpleegbaar via https://www.lennik.be/zaalverhuur + hoe reserveren/beschikbaarheid raadplegen.De aanvragen voor occasionele huur van zalen of materiaal worden ten vroegste 12 maanden voor jaarlijkse terugkerende reservaties en 10 maanden voor alle andere occasionele ingebruikname, overgemaakt aan het onthaal. Bij verenigingen moet de aanvraag online aangevraagd worden door de voorzitter/verantwoordelijke van de aanvragende vereniging. Bij privépersonen volstaat de online aanvraag van de aanvrager.

3. Na ontvangst van een volledige aanvraag en op voorwaarde dat de gevraagde zaal en/of materiaal beschikbaar is op vooropgestelde datum, wordt de zaal en/of materiaal in optie genomen en ontvangt de aanvrager een bevestiging per mail van de genomen optie en een factuur tot betaling.

4. Pas na betaling van de huurprijs en waarborg, zoals vastgesteld in dit reglement, is de reservatie definitief. Indien de verschuldigde huurprijs en waarborg niet betaald is binnen een termijn van maximum 30 dagen na ontvangst van de factuur én voor de ingebruikname van de zaal en/of materiaal, vervalt de optie en wordt de zaal en/of materiaal terug ter beschikking gesteld. Betaling van de factuur is tevens een bevestiging van akkoord van de huurder met de voorwaarden en tarieven zoals opgenomen in dit gebruikersreglement.

5. De badge/sleutel van de gehuurde zaal wordt na voorlegging van het betalingsbewijs ter beschikking gesteld bij de onthaalbalie tijdens de openingstijden van het gemeentehuis. Een sleutel van een zaal kan ten vroegste op de voorafgaande werkdag van het gebruik van de zaal/materiaal worden afgehaald. Indien de ingebruikneming in het weekend gebeurt, wordt de sleutel afgehaald op de voorafgaande donderdagavond of vrijdagvoormiddag tijdens de openingstijden. Het is niet mogelijk om op een ander tijdstip of dag de sleutel in ontvangst te krijgen.

6. De gehuurde zalen en/of materialen zijn onderworpen aan een controle vooraf en achteraf. De sleutel/badge van de gehuurde zaal moet teruggegeven worden bij de onthaalbalie uiterlijk de eerste werkdag volgend op de gehuurde periode, tijdens de openingstijden van het gemeentehuis. Indien de sleutel niet tijdig wordt teruggegeven, zal een schadevergoeding aangerekend worden van € 10 per dag, dat zal verhaald worden via de waarborg. Indien een badge niet wordt terug bezorgd, zal er een schadevergoeding van € 2 verhaald worden via de waarborg.

2.2. Seizoenhuur

Wat?

Om voor seizoenhuur in aanmerking te komen, dient de zaal minimaal om de 14 dagen en voor minstens 12 keer per seizoen gehuurd te worden, op regelmatige basis. Een seizoen loopt van 1 augustus tot 31 juli.

Hoe?

1. De aanvragen voor seizoenverhuur moeten schriftelijk ingediend te worden bij het Secretariaat, vóór het komende seizoen tussen 1 mei en 31 mei, aan de hand van de vooropgestelde aanvraagformulieren. Deze formulieren zijn te verkrijgen bij het onthaal.

2. Bij verenigingen moet de schriftelijke aanvraag ondertekend worden door de voorzitter/verantwoordelijke van de aanvragende vereniging. Bij privépersonen volstaat de handtekening van de aanvrager.

3. Een toewijzing van seizoenhuur is één seizoen geldig. De aanvragers worden op de hoogte gebracht van deze beslissing.

4. Badges die niet meer worden gebruikt, moeten op het einde van het seizoen worden terug bezorgd aan de onthaalbalie. Indien niet, zal er een schadevergoeding van €2/badge worden bijkomend gefactureerd, samen met de afrekening van de seizoenhuur.

Artikel 3: Waarborg

Voor elke aanvraag tot occasionele huur van een zaal (excl. vergaderingen) wordt er een waarborg betaald van € 200, uitgezonderd voor de feestzaal JB bedraagt deze € 400. Voor elke aanvraag tot occasionele huur van materiaal wordt er een waarborg van € 100 betaald. De waarborg wordt betaald samen met de huurprijs binnen 30 dagen na ontvangst van bevestiging van de reservatie en de factuur én voor de datum van ingebruikname. Voor het occasioneel (uur)gebruik van de sporthal voor sportactiviteiten wordt geen waarborg gevraagd.
Indien de huurder de waarborg niet, niet tijdig of slechts gedeeltelijk heeft betaald, wordt de toegang tot de zaal hem/haar ontzegd.
De waarborg kan geheel of gedeeltelijk ingehouden worden als gevolg van eventuele schade aan de infrastructuur en/of materiaal of als gevolg van het nalaten van het grondig reinigen van de infrastructuur en/of materiaal. Ook vernielingen, sluikstorten en/of overlast in de nabije omgeving rond de desbetreffende zaal zullen via de waarborg verhaald worden.
Indien de waarborg niet volstaat om de herstellingskosten, de vervangkosten of de reinigingskosten te dekken dan zal het tekort gefactureerd worden aan de huurder.
Indien geen schade werd vastgesteld en de zaal in de oorspronkelijke staat werd achtergelaten, zal de waarborg integraal worden terugbetaald.

Artikel 4: Annulatie

De annulering van een reservatie dient tenminste 1 maand voor het tijdstip van ingang schriftelijk bevestigd te worden door de aanvrager aan de onthaalbalie, zo niet blijft de huurprijs verschuldigd of op lennik.zaalreservatie.be.

Artikel 5:Tarieven

Zalen

Infrastructuur

Activiteit Gebruiker

feestzaal JB

judozaal

feestzaal SML

Sportzaal

Tramstatie Eizeringen

beachterreinen

Activiteit zonder winstdoeleinden (vergadering, receptie, zonder inkomsten,…)

erkende verenigingen, scholen

niet erkende verenigingen, inwoners

andere

€ 120

€ 180

€ 360

nvt

€ 105

€ 158

€ 315

nvt

€ 50

€ 75

€ 150

nvt

Activiteit met winstdoeleinden (via inkom, tombola, drankverkoop,…) Privéfeest

erkende verenigingen, scholen

niet erkende verenigingen, inwoners

andere

€ 250

€ 375

€ 750

nvt

€ 210

€ 315

€ 630

nvt

€ 100

€ 150

€ 300

nvt

Eetfestijn

erkende verenigingen, scholen

niet-erkende verenigingen, inwoners

andere

€ 400

€ 600

€ 1200

nvt

Fuif

erkende verenigingen, scholen

niet-erkende verenigingen, inwoners

nvt

€ 250

€ 375

nvt

Seizoen- en occasionele huur voor sportactiviteiten (prijzen per uur)

erkende verenigingen, scholen

niet-erkende verenigingen, inwoners

scholen

andere

€ 3

€ 5

€ 1,50

€ 9

€ 3

€ 5

€ 1,50

€ 9

€ 3

€ 5

€ 1,50

€ 9

€ 3 1/3 zaal

€ 5 1/3 zaal

€ 1,50 1/3 zaal

€ 9 1/3 zaal

€ 3

€ 5

nvt

€ 9

€ 0 2 terrein

€ 8 2 terrein

nvt

€ 15 2 terrein

Tornooi

erkende verenigingen, scholen

niet-erkende verenigingen, inwoners

andere

nvt

€ 65 1/2 dag

€ 98 1/2 dag

€ 195 1/2 dag

nvt

€ 45 1/2 dag

€ 68 1/2 dag

€ 135 1/2 dag

*Lennikse Basisscholen (alle netten ) kunnen voor de lessen L.O. gratis gebruik maken tijdens de schooluren volgens de gemaakte afspraken seizoenhuur.

Materiaal

	aantal	max. aantal uit te lenen stuks	erkende vereniging	niet erkende vereniging	andere
	aantal	max. aantal uit te lenen stuks	scholen buurtfeest	inwoner	andere
nadar	1	150	€ 1,00	€ 2,25	€ 4,50
podiumelement	1	20	€ 5,00	€ 7,50	€ 15,00
plank tafelblad + 2 schragen	1	80	€ 2,00	€ 4,50	€ 9,00
bierbank	1	40	€ 1,50	€ 3,00	€ 6,00
stoel	1	300	€ 0,50	€ 1,50	€ 3,00
tribune	1 module	10 modules van 24 zitjes	€ 10,00	€ 15,00	€ 30,00
statafel	1	6	€ 3,00	€ 7,50	€ 15,00
container	1	3	€ 35,00	€ 52,50	€ 105,00
Tent (3mx6m)**	1	3	€ 10,00	nvt	nvt

** huur enkel mogelijk voor buurtfeest

Fuiven kunnen enkel in de feestzaal Sint Martens Lennik georganiseerd worden, enkel door Lennikse verenigingen of inwoners uit Lennik. Er kunnen maximaal 2 fuiven per maand plaatsvinden. De organisatoren moeten de aanvraagformulieren van het meldingsformulier voor fuiven (te verkrijgen bij de onthaalbalie) invullen, ondertekenen en de bepalingen ervan naleven.

Een erkende vereniging = een vereniging die voldoet aan de gemeentelijke erkenningsreglementen.

Artikel 6: Gebruiksvoorwaarden

De huurder verbindt zich ertoe de gehuurde ruimte slechts te gebruiken op de voor hem vastgestelde uren en dagen. Ook wat betreft de seizoenshuur moeten de vastgestelde uren stipt nageleefd worden.
De gebruiker wordt geacht alle lokalen te gebruiken als een goede huisvader.
De zaal moet netjes en gereinigd achtergelaten worden (zie ook verantwoordelijkheden).
Het is uitdrukkelijk verboden de nooduitgangen te belemmeren of voorziene in- en uitgangen af te sluiten.
Er geldt een algemeen rookverbod in alle zalen en ruimtes.
Het gebruik in de gemeentelijke infrastructuur van eigen materialen, van eender welke aard, geschiedt op eigen risico. Het materiaal moet na de activiteit onmiddellijk verwijderd worden, behoudens andersluidende beslissing.
Alle materialen en/of toestellen, die eigendom zijn van de gemeente, moeten met respect behandeld worden en moeten na het beëindigen van de activiteit op de voorziene plaats terug geplaatst worden. Het gebruik van het materiaal kan enkel in de zaal geschieden en niet er buiten.
Het stockeren van eigen materiaal kan enkel in de opbergruimte mits de goedkeuring van de dienst Vrije Tijd. De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor dit materiaal.
De gebruiker waakt erover dat bovenstaande punten nageleefd worden en is gehouden één ieder die zich niet aan het reglement houdt, hierop te wijzen.

Artikel 7: Specifieke bepalingen betreffende de huur van materiaal

Elke zaal is uitgerust met tafels en stoelen, voor de aangeduide capaciteit. Het gebruik van deze tafels en stoelen is inbegrepen in de huurprijs.
De feestzaal Jo Baetens is tevens uitgerust met keukengerei, voor de aangeduide capaciteit. Het gebruik van het keukenmateriaal in deze zaal is inbegrepen in de huurprijs.
Materiaal kan gehuurd worden van vrijdag tot maandag en van maandag tot vrijdag.
Voor ontleningen in het weekend wordt het materiaal ten vroegste vrijdag tussen 8 uur en 9 uur opgehaald en wordt het ten laatste de daaropvolgende maandag tussen 8 uur en 9 uur teruggebracht in de gemeentelijke werkplaats, Stationsstraat 20 1750 LENNIK.
Voor ontleningen in de week, kan het materiaal ten vroegste op maandag tussen 8 uur en 9 uur opgehaald worden en wordt het ten laatste op vrijdag tussen 8 uur en 9 uur teruggebracht in de gemeentelijke werkplaats, Stationsstraat 20 1750 LENNIK.
Indien het gehuurde materiaal niet tijdig wordt teruggebracht, zal een schadevergoeding opgelegd worden van € 10 per dag, te verhalen via de waarborg.
Het is mogelijk om het ontleende materiaal te laten afleveren door de gemeentelijke diensten tijdens werkdagen en binnen het grondgebied van de gemeente Lennik. Voor deze logistieke ondersteuning betaalt men een retributie van € 30 per begonnen persoonsuur.

Artikel 8: Verantwoordelijkheden

Algemeen

De gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en het gemeentepersoneel kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en om het even welke schade van lichamelijke, stoffelijke of morele aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten of het gebruik van de infrastructuur/het materiaal.
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke bezittingen, sportmateriaal, enz.
Het betalen van de Billijke Vergoeding voor de infrastructuur neemt de gemeente voor haar rekening. Alle andere eventuele verschuldigde taksen, belastingen, auteursrechten, SABAM enz. zijn ten koste van de huurder.
De gebruiker dient alle beschadigingen die tijdens het gebruik ontstaan zijn, onmiddellijk te melden aan het onthaal.
De gemeente behoudt zich het recht voor om kosten voor schade of opkuis te verhalen op de vereniging en/of de organisatoren. Eventueel kunnen deze kosten in mindering genomen worden op eventuele gemeentelijke subsidies.
Niet betaalde facturen worden ingevorderd overeenkomstig de burgerlijke rechtspleging.

Controles

De occasionele huur van een zaal en/of materiaal wordt steeds voorafgegaan door een controle. Ook na ingebruikname van de zaal en/of materiaal wordt een controle uitgevoerd. Deze controles vinden plaats respectievelijk de 1^e werkdag voorafgaand aan en 1^e werkdag volgend op de activiteit.
De seizoenshuur wordt onderworpen aan een regelmatige en steekproefsgewijze controle.
De vaststellingen van de controles kunnen aanleiding geven tot het verhalen van de kosten van schade of opkuis en inhouding van de gestelde waarborg.

Tarieven schadevergoeding

Materiaal (tafels, stoelen, podiumelementen, nadars,… ): schadevergoeding = de prijs van de herstelkost op basis van een prijsofferte (factuur).
De huurder staat zelf in voor het reinigen van de zaal na gebruik. De gebruikte toestellen en vloer moeten steeds gereinigd worden conform de richtlijnen. Is dit niet voldoende, wordt er een extra kost aangerekend van € 30 per begonnen persoonsuur.

Artikel 9: Slotbepalingen

Door het gebruik van de infrastructuur/materiaal verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement. Iedere gebruiker wordt geacht dit reglement te kennen en dient het stipt na te leven.
Gevallen van overmacht, waardoor de apparatuur of infrastructuur niet optimaal gebruikt kan worden (o.a. stroomonderbreking, verkeerdelijk gebruik) kunnen geen aanleiding geven tot enige vorm van schadeloosstelling.
Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd de infrastructuur te sluiten en het gebruik ervan te verbieden in geval van overmacht en herstellingswerken, omwille van veiligheidsoverwegingen, alsook om iedere andere gegronde reden, en dit met uitsluiting van enige schadevergoeding.
Gebruikers die de gebruiksvoorwaarden niet naleven, kunnen door beslissing van het college van burgemeester en schepenen het verdere gebruik van de infrastructuur/materiaal ontzegd worden.
Uitzonderingen op dit reglement zijn mogelijk onder voorbehoud dat er een afsprakennota wordt opgesteld door de organisator en goedgekeurd wordt door het college van burgemeester en schepenen.

Dit reglement, goedgekeurd op de gemeenteraad van 23-06-2021 vervangt het retributiereglement op het huren van zalen, sportterreinen en vermelde materialen, goedgekeurd op de gemeenteraad van 22-01-2020.